[ < back ] - [ home ] - [ email ] - [ sitemap ] - [ next > ]  

 

Open Space Workshop

Stel, u wilt op een inspirerende bijeenkomst organiseren zonder de benauwde structuur van conferenties die zich kenmerkt door een vast programma vol droge sprekers, miscommunicatie en ergernis. Want u bent juist op zoek naar een meer informele manier om verschillende culturen en uitgangspunten te bundelen in sprankelende werkgroepen met wisselende samenstelling en mogelijkheden tot kruisbestuiving. Met spontane samenwerking vanuit afzonderlijke disciplines in een dynamische context waarin deelnemers openstaan voor elkaar. Waar iedereen vrij is om te switchen van de ene interessante ontwikkeling naar de andere. Met momenten van vurig debat of samen de handen uit de mouwen steken tot momenten van bezinning en inspiratie. Dan biedt een Open Space Workshop uitkomst...

Antoon Versteegde ontwikkelde inmiddels Open Space Workshops voor diverse opdrachtgevers - als concept voor grootschalige bijeenkomsten zoals overlegsituaties, fusietrajecten, personeelsfeesten, conferenties en bezinningsdagen waarbij tientallen tot vele honderden deelnemers tegelijkertijd creatief én effectief met elkaar communiceren. Door enerzijds artistiek en constructief samen te werken aan verschillende onderdelen, maar anderzijds ook op informele wijze met elkaar van gedachten te wisselen over wezenlijke thema's ontstaat er een heldere, open structuur waarin men zichzelf en elkaar regelmatig weet te overtreffen zonder dat de bijeenkomst verzandt in vaag gedoe of ontaardt in een kleurloze chaos. Want latente krachten en creatieve talenten zullen ontkiemen en een kleurrijke apotheose bewerken, een euforie die geen van de deelnemers vooraf had kunnen bevroeden.

Open Space Workshops vormen een levendige vrijplaats waar mensen in een beschermde omgeving worden uitgenodigd om ideeën, meningen, gaven, inzichten en ervaringen met elkaar te delen. Dat leidt tot inspirerende vormen van communicatie waarin enthousiasme, talent, vakkennis, beleving en inzicht van alle deelnemers de persoonlijke inzet vormen om collectief op een hoger plan te komen.

Open Space Technology

Open Space Workshops gaan uit van het principe van Open Space Technology, waarbij een optimale deelname en betrokkenheid van de deelnemers wordt bereikt doordat ze steeds volop tijd en ruimte krijgen om zich in te leven en te uiten in een aantal creatieve workshops. Een heldere opbouw in de verhaallijn met herkenbare elementen en uitdagende opdrachten draagt bij aan de kwaliteit van de resultaten. Daartoe wordt in de begeleidende teksten die elk onderdeel introduceren veelvuldig, maar met een knipoog geciteerd uit de Corporate Identity of het Mission Statement van de eigen organisatie. Daarbij horen géén saaie speeches of formele discussiegroepen met van te voren vastgestelde onderwerpen of rondvragen en ook géén verplichte voorbereidingen vooraf. Tijdens een Open Space Workshop wordt alle tijd en energie gebruikt om een optimale sfeer te genereren waarin de deelnemers alle ruimte krijgen om zichzelf en elkaar opnieuw te ervaren in een ongedwongen situatie.

Basisprincipe van zelfsturing

Open Space Technology gaat uit van de principes van zelfsturing. De deelnemers stellen daarin hun eigen programma samen aan de hand van werksessies. Open Space wordt al langer toegepast bij officiële werkconferenties en congressen van vakgenoten die in diverse simultaan gehouden sessies bespreken wat hen werkelijk bezighoudt. Zij verkennen nieuwe invalshoeken en mogelijkheden of proberen nieuwe antwoorden te formuleren op oude vraagstukken. Het basisprincipe is dat mensen zelf beter in staat zijn de voor hen relevante thema's te ontwikkelen en uit te werken dan dat dit door deskundigen wordt voorgekookt. Open Space kan bovendien grote aantallen mensen met uiteenlopende achtergrond tot elkaar brengen om visie, ideeën, creativiteit en acties met elkaar te delen. Het resultaat is een collectieve en motiverende happening.

Open Space Work is het proces waarin een kleine of een grotere groep deelnemers vol enthousiasme haar energie kan steken in de gezamenlijke aanpak van onderwerp en werkwijze, het zoeken naar oplossingen, het creëren van nieuwe technieken, enzovoorts.

Open Space Work heeft de volgende aspecten in zich:

Hoe werkt een Open Space Workshop?

Tijdens de bijeenkomst worden de deelnemers uitgenodigd om in gemêleerde werkgroepen deel te nemen aan een workshop of atelier dat binnen een bepaald kader valt. Daarin krijgt iedereen de gelegenheid zijn persoonlijke talenten te tonen en nieuwe ervaringen op te doen. Openheid, betrokkenheid, gedeelde verantwoordelijkheid en zelfsturing kenmerken de werksfeer, waarin speelruimte ontstaat voor dialoog en het uitwisselen van ervaringen in een informele maar inspirerende sfeer. De verschillende workshops duren gemiddeld een uur waarna de gecreëerde werkstukken op een centrale plek gepresenteerd kunnen worden. Desgewenst wordt een toelichting gegeven op het eigen werk of wordt dat van een ander becommentarieerd.

Open Space Workshops zijn gebaseerd op zeven basisprincipes:

Wie er ook komt, het zijn altijd de juiste mensen.
In het uitnodigingstraject worden zoveel mogelijk kandidaten aangeschreven en uitgenodigd om deel te nemen aan de Open Space Workshop. Middels een nieuwsgierig makende mailing of postercampagne kan de belangstelling worden vergroot. Als er in het voortraject al een bepaalde spanning of verwachtingspatroon wordt opgebouwd is de kans groter dat de opkomst groot is en de thuisblijvers geen gelijk krijgen.

Wat er ook gebeurt, het is goed dat het gebeurt.
In overleg met de opdrachtgever en in samenspraak met handlangers binnen de organisatie wordt een aantal open workshops aangeboden. Het traject beoogt niet om een aantal van te voren bedachte producten of projecten te verwezenlijken, maar om een creatief proces op gang te brengen waarbij de deelnemers elkaar inspireren om een of ander resultaat te behalen. Daarbij zal veelvuldig geput worden uit het collectieve geheugen en de (verborgen) talenten en vaardigheden die in elk team aanwezig zijn.

(Weers)omstandigheden zijn gewoon zoals ze zijn.
(Weers)omstandigheden zijn gewoon zoals ze zijn.
Naar gelang de wensen en doelstelling van de Open Space Workshop wordt een geschikte datum gekozen en een passende locatie besproken. Uiteindelijk zullen tal van omstandigheden hun invloed uitoefenen op de stemming en omgeving waarin gewerkt wordt. Maar weer noch ambiance hoeven van doorslaggevende invloed te zijn op het welslagen van de workshops. Je krijgt het weer dat je verdient en de sfeer moet je zelf maken.

Toeval bepaalt de samenstelling van de groepen.
Om een grote groep deelnemers op gang te krijgen en kliekvorming te vermijden wordt een willekeurige indeling gemaakt in werkbare teams. Bij aankomst krijgt iedereen at random een button met een bepaalde tekst of kleur die aangeeft bij welk team men hoort. Grote borden geven vervolgens aan bij welke workshop elke groep begint en van daaruit wordt men later doorverwezen naar het volgende programmaonderdeel. Sommige groepen zullen een hechte band ontwikkelen, andere kunnen wellicht uiteenvallen doordat teamleden afhaken en zich elders aansluiten. Vrijheid blijheid.

Iedereen begint wanneer hij/zij wil beginnen.
Geen van de deelnemers weet van te voren precies wat er gaat gebeuren - en kan dus ook niet anticiperen op de situatie. Sommigen hadden iets heel anders verwacht, wellicht al gehoopt op een sportdag of een reisje naar een attractiepark. Anderen kunnen een starre houding laten zien: "Hiervoor ben ik toch niet aangenomen...?" en hebben meer tijd nodig om te acclimatiseren. Gun ze die tijd en laat ze even wennen; ze zullen regelmatig door de begeleiders worden geprikkeld om alsnog in te haken en volwaardig mee te draaien in de groep.

Iedereen stopt als hij/zij het genoeg vindt.
De meeste workshops laten de deelnemers ongewone dingen doen en ongewone dingen van zichzelf tonen op een manier de ze niet gewend zijn. Er wordt getracht een stimulerende werksfeer te creëren waarin men van de ene verbazing in de andere valt, maar zichzelf en elkaar ook regelmatig weet te overtreffen. Niet iedereen beschikt echter over dezelfde spanningsboog en soms is het gewoon even op. Men heeft snel het gevoel op persoonlijke titel beoordeeld te worden met het individuele werkstuk of met de eigen inzet. Laat iedereen in zijn waarde en zelf bepalen wanneer 'het' klaar is.

Iedereen mag gaan en staan waar hij/zij wil.
Je hebt dus het recht om te gaan en staan waar je zelf wilt. Wanneer je merkt dat je in een situatie verzeild bent geraakt waarvan je niets kunt leren of waaraan je niets kunt bijdragen: gebruik dan je twee voeten om naar een plaats te lopen waar het wellicht meer zin heeft om er te zijn. Loop dus gerust eens rond om te kijken en te bespreken wat er bij andere groepen gebeurt en doe gewoon mee als het je bevalt. Daarbij nemen deze deelnemers ideeën en ervaringen mee van de ene groep naar de andere, zodat er kruisbestuiving plaatsvindt.

Wat levert een Open Space Workshop op?

Een Open Space Workshop brengt grote aantallen mensen met verschillende achtergrond op heel concrete manier tot elkaar. Het toeval bepaald in eerste instantie hoe de groepen worden ingedeeld, maar uiteindelijk bepaal je zelf waar en wanneer je wat gaat doen en met wie. Zo worden allerlei visies, ideeën, plannen en ervaringen vanuit verschillende culturen en invalshoeken met elkaar gedeeld. Open Space Technology biedt een groot aantal voordelen en mogelijkheden voor uiteenlopende organisaties, te weten:

Wanneer wordt een Open Space toegepast?

Open Space Technology is een levendig proces waardoor een kleine of een grote groep deelnemers kan investeren in het visualiseren van een gemeenschappelijk onderwerp of een collectief probleem, in het zoeken naar oplossingen of het creëren van nieuwe mogelijkheden, ontwikkelingen en technieken enzovoorts.

Voorbeelden hiervan zijn:

Hoe lang duurt een Open Space Workshop?

Oorzaak en reden, voorgeschiedenis, nieuwe plannen en doelen van de organisatie beïnvloeden aard en opzet van iedere Open Space Workshop. Omdat organisaties nu eenmaal verschillend zijn is ook elke Open Space Workshop anders en duurt doorgaans een, twee of drie dagdelen. Meestal aaneengesloten, maar vaak ook afgewisseld met brainstormsessies, discussiegroepen en plenaire vergaderingen.

Hoeveel deelnemers heeft een Open Space Workshop?

Minimaal dienen zo'n twintig personen aan een Open Space Workshop deel te nemen. Het maximum aantal deelnemers wordt slechts beperkt door het budget en de faciliteiten van de locatie. Workshops van enkele honderden personen komen geregeld voor, maar meer dan duizend deelnemers vormt organisatorisch ook geen probleem. Het evenement is bij uitstek een middel om bottom-up participatie te realiseren. Alle medewerkers krijgen tijdens de workshops op een laagdrempelige manier de mogelijkheid om eigen ideeën en creativiteit in te brengen en verder te ontwikkelen. Het proces wordt gevoed door de energie en het enthousiasme wat deelnemers kunnen opbrengen voor de algemene zaak en hun individuele acties.

Begeleiding van een Open Space Workshop

Voor de begeleiding van Open Space Workshops zijn ervaren begeleiders nodig die buiten het systeem van de organiserende partij staan. ArtWorksAndMore beschikt over een netwerk van professionele trainers en beeldende kunstenaars die vanuit hun persoonlijke visie en werkwijze een katalyserende rol kunnen spelen binnen het functioneren van de verschillende groepen. Vanuit hun dagelijkse praktijk zijn zij gewend om alert te reageren op het toeval en optimaal gebruik te maken van serendipiteit.

Schematische opzet van een Open Space Workshop

Een Open Space Workshop wordt verdeeld in een aantal afzonderlijke ateliers waarin zowel verschillende artistieke disciplines aan bod komen als waar op uiteenlopende manieren wordt (samen)gewerkt in kleinere of grotere groepen om een bepaald resultaat te kunnen bereiken. Afhankelijk van het aantal deelnemers, de mogelijkheden van de betreffende locatie, de gewenste thematiek en het beoogde doel wordt er een op maat gesneden traject uitgezet met creatieve workshops.

 

[ < back ] - [ home ] - [ email ] - [ sitemap ] - [ next > ]